Fakturowanie w systemie KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to teleinformatyczny system Ministerstwa Finansów umożliwiający: 

• wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, 
• ich automatyczne przechowywanie przez 10 lat,
• zarządzanie uprawnieniami do systemu (nadawanie, zmiana, odbieranie). 

Faktura KSeF to faktura ustrukturyzowana, przygotowana zgodnie z aktualną schemą FA(3) i przesyłana bezpośrednio do KSeF. Nie jest to plik PDF ani zdjęcie – dokument ma formę struktury XML, która jest walidowana przez system Ministerstwa Finansów.

Termin rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF zależy od skali działalności przedsiębiorstwa:

• od 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotami przekraczającymi 200 mln zł brutto w 2024 r.
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy (MŚP, mikro firmy),
• od 1 stycznia 2027 r. – podmioty „wykluczone cyfrowo”, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Ważne!
Niezależnie od terminu obowiązkowego wystawiania faktur, od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbieranie e‑faktur w KSeF, nawet jeśli jego własny obowiązek wystawiania zaczyna się dopiero od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

Odbiór faktur jest możliwy: 

• przez systemy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF, 
• przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0, 
• przez automaty integrujące (API KSeF 2.0). 

Każdy podatnik – niezależnie od obowiązku wystawiania – musi dokonać uwierzytelnienia   w KSEF i ewentualnie nadania uprawnień, tak aby móc pobierać faktury. 

Tak – faktury korygujące:

• są wystawiane i przesyłane do KSeF,
• mogą być wystawiane również w trybie offline lub awaryjnym,
• korektę do faktury offline/awaryjnej można wystawić dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej.

Nie. Wiążąca jest wyłącznie faktura XML wprowadzona do systemu KSeF i oznaczona numerem identyfikującym KSeF.

Faktury w formacie PDF lub wydruki mogą być jeszcze stosowane u podatników wykluczonych cyfrowo (limit obrotów) w roku 2026.

Dodatkowo w przypadku wystąpienia awarii całkowitej powraca się do tradycyjnego obiegu faktur.

Faktura musi być zgodna ze schemą FA (3). Oznacza to m.in. obowiązek podania:

• danych identyfikacyjnych podatnika i nabywcy,
• daty wystawienia,
• numer wewnętrzny nadawany w ramach danej serii,
• stawek, kwot, danych podatkowych,
• pozycji towarowych z odpowiednimi jednostkami, cenami i miarami.
• Innych danych obligatoryjnych wynikających ze schemy FA (3)

W przypadku faktur offline i offline24 konieczne są także dwa kody QR:

1. QR OFFLINE – umożliwiający wgląd i weryfikację faktury,
2. QR CERTYFIKAT – potwierdzający autentyczność wystawcy.

Poza systemem KSeF będą funkcjonowały m.in.:

• noty obciążeniowe
• wezwania do zapłaty, monity
• noty odsetkowe
• noty korygujące termin płatności (jako korekta nieobligatoryjnych pól faktury)
• wezwania do zapłaty, monity
• dokumenty windykacyjne
• pisma informacyjne

Tak, oto najważniejsze korzyści dla firm:

• faktury są dostępne „od ręki”, zaraz po ich wystawieniu,
• nie trzeba prowadzić własnej archiwizacji faktur, ponieważ dokumenty w systemie KSeF są przechowywane przez 10 lat,
• szybszy zwrot podatku VAT (do 40 dni),
• prostsze kontrole podatkowe,
• ustandaryzowana struktura faktur w formacie XML,
• automatyczne sprawdzanie wystawionego dokumentu pod kątem poprawności technicznej.

Wraz z wprowadzeniem systemu KSeF:

• należy w firmach zapewnić dostęp do Internetu i programów księgowych zintegrowanych z systemem KSeF,
• nie będzie możliwości edycji wystawionej faktury (będzie możliwa tylko korekta),
• nie będzie można wystawiać not korygujących dla obowiązkowych pozycji faktury wynikających z ustawy vat.

• Należy przeprowadzić analizę procesów w firmie w tym dokonać identyfikacji transakcji na potrzeby KSEF oraz przeprowadzić mapowanie pozycji faktury do schemy FA (3) w systemach operacyjnych
• Zapewnić dostęp i uprawnienia do systemu KSeF (za pośrednictwem druków ZAW-FA)
• Sprawdzić narzędzia – upewnić się, że system księgowy w firmie obsługuje KSeF (API/ERP),
• Przeprowadzić testy przed produkcyjnym startem
• Przygotować procedury wewnętrznej
• Przeszkolić zespół – osoby odpowiedzialne za fakturowanie muszą znać nowe zasady wystawiania i korygowania dokumentów.