Informujemy, że od 28 lipca br. kwota diety w czasie krajowej podróży służbowej wynosi 38 zł za dobę podróży, zamiast dotychczasowych 30 zł.
Nowelizacja nastąpiła na mocy Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 1481).
Zgodnie z literalnym brzmieniem rozporządzenia dotyczy ono diet dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, jednak stawki te stosowane są także w firmach prywatnych oraz mają wpływ na inne rozliczenia, w tym podatkowe.
| Wysokość diety | Wysokość do 27 lipca 2022 r. | Wysokość od 28 lipca 2022 r. |
| Dieta gdy podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (gdy podróż trwa mniej niż 8h – dieta nie przysługuje) | 15 zł | 19 zł |
| Dieta gdy podróż służbowa trwa ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety | 30 zł | 38 zł |
| Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Dotyczy to również przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: | ||
| 1) śniadanie – 25% diety | 7,50 zł | 9,50 zł |
| 2) obiad – 50% diety | 15 zł | 19 zł |
| 3) kolacja – 25% diety | 7,50 zł | 9,50 zł |
Zwolnienie z PIT
Co do zasady diety stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy, ale można zastosować zwolnienie z PIT. Zwolnienie z PIT przysługuje w odniesieniu do:
- diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o PIT);
oznacza to zwolnienie z PIT do kwoty 38 zł za dobę podróży;
- dodatku za rozłąkę przysługującego na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy
– do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (art. 21 ust. 1 pkt. 18 ustawy o PIT).
We wskazanych przepisach znajduje się odwołanie do wskazanego powyżej zmienianego Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – oraz podwyższanej wysokości diety.
Wyłączenie z kosztów podatkowych
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o PIT).
Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca przewiduje diety wyższe niż 38 zł na dobę, to tylko w takiej wysokości można zastosować zwolnienie z PIT oraz tylko w wysokości 38 zł za dobę możliwe jest uznanie za koszty podatkowe diet. W pozostałym zakresie wystąpi przychód po stronie pracownika oraz NKUP w rozliczeniach służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.
Wpływ zmiany wysokości diety na inne rozliczenia
Zmiana wysokości diety ma wpływ na wysokość innych rozliczeń, których wysokość została uzależniona od wysokości diety.
| Rodzaj należności | Wysokość do 27 lipca 2022 r. | Wysokość od 28 lipca 2022 r. |
| Maksymalna kwota zwrotu kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie – następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową | 600 zł (20 x 30 zł) | 760 zł (20 x 38 zł) |
| Ryczałt za nocleg dla pracownika któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku – przepisy przewidują w wysokości 150% diety | 45 zł (30 zł x 150%) | 57 zł (38 zł x 150%) |
| Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – przepisy określają w wysokości 20% diety – za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej | 6 zł (30 zł x 20%) | 7,60 zł (38 zł x 20%) |
Wpływ na spółki
Spółki powinny uwzględniać w rozliczeniach pracowniczych podróży służbowych od 28 lipca br. zwiększone kwoty diet. Dotyczy to w szczególności wysokości kwoty zwolnienia podatkowego w PIT i możliwości uznania za koszt podatkowy wydatków na pokrycie diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Należy także pamiętać o zmianie wysokości: maksymalnej kwoty zwrotu kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, ryczałtu za nocleg dla pracownika, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku oraz ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.