Czym jest outsourcing?
Najlepiej istotę outsourcingu przedstawiają słowa Henry’ego Forda z 1923 roku:
„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.”
Outsourcing polega zatem na przekazaniu zadań, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danym obszarze.
W Business Support Solution zajmujemy się outsourcingiem usług w pełnym zakresie, polegającym na kompleksowej obsłudze w ramach podpisanej umowy ale i w wybranych obszarach. Taka możliwość wyboru pozwala nam „uszyć” zakres świadczonych usług na miarę aktualnych potrzeb klienta.
Czy każda firma może skorzystać z outsourcingu?
Tak. Wielkość firmy nie ma znaczenia. Wystarczy, że pozwolisz nam dobrze zbadać procesy Twojej firmy, a my zaprojektujemy Ci usługę dostosowaną do specyfiki i skali działalności Twojego biznesu.
Jak oszacować korzyści z outsourcingu?
Wśród najważniejszych korzyści z tytułu outsourcingu należy wymienić:
1.OSZCZĘDNOŚCI
Finansowe – redukcja kosztów nawet o 30%, a wśród nich między innymi:
- redukcja kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników (koszty wynagrodzeń, absencji, urlopów, podatków, szkoleń, rekrutacji itp.)
- redukcja kosztów utrzymania stanowiska pracy (komputery, telefony służbowe, wyposażenie biurowe, w tym również amortyzacja sprzętu)
- oszczędności wynikające z braku konieczności zakupu i aktualizowania oprogramowania komputerowego, nowych technologii
- ograniczenie poziomu inwestycji, ponieważ płaci się za usługę, a nie inwestuje
np. w infrastrukturę pionu księgowo-podatkowego
- odciążenie firmy z konieczności rozwijania know-how w dziedzinie niebędącej jej kluczową kompetencją
- oszczędności związane z utrzymaniem powierzchni biurowej, bądź uwolnienie powierzchni biurowej do innego wykorzystania, np. na powiększenie działu sprzedaży
Czasowe – związane między innymi z obsługą kontroli skarbowych, audytów oraz z czasochłonnym jak i kosztownym procesem rekrutacji specjalistów
Zasobów – uwolnienie zasobów i potencjału firmy pozwala skupić się na zadaniach strategicznych i tzw. „core businessie” firmy
2.JAKOŚĆ
- Dostęp do wiedzy eksperckiej, narzędzi operacyjnych, nowości technologicznych, a także wsparcia wysoko wykwalifikowanych specjalistów
- Optymalizacja procesów
3.BEZPIECZEŃSTWO
- Ograniczenie ryzyka związanego z koniecznością interpretacji przepisów, przejęcie ryzyka związanego z możliwością popełnienia błędów (obowiązkowe i dodatkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej)
- Zapewnienie kontynuacji działalności firmy poprzez zagwarantowanie zasobów ludzkich – ciągłość usługi
- Zwiększenie bezpieczeństwa i poufność danych, uniezależnienie firmy od osób, które posiadają bezpośredni dostęp do informacji tajnych, zabezpieczenie danych
Czy outsourcing wiąże się z utratą kontroli nad procesami?
Outsourcing, to sposób na efektywniejszą kontrolę Twojego biznesu… przez Ciebie samego.
Jak to zrobić?:
- dokonaj właściwego zdefiniowania procesów zleconych na zewnątrz, by móc kontrolować ich efektywność i jakość, zrób to najlepiej po etapie wdrożenia usług
- monitoruj stan faktyczny i realizację celów wcześniej ustalonych
- zawsze szczegółowo zapisuj w kontrakcie zakresy odpowiedzialności
- ustal Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI), pozwalające kontrolować nie tylko przebieg, ale także jakość procesów
Jak zadbać o bezpieczeństwo Twoich danych podczas projektu outsourcingowego?
- W fazie doboru dostawcy usług – kieruj się jakością systemów zabezpieczeń danych klienta (czytaj referencje)
- Ustal politykę bezpieczeństwa (dane wrażliwe, dane zwyczajne i zapisz je w umowie)
- Skontroluj systemy zabezpieczeń o ochronie danych we własnej firmie
- Stwórzcie szczelny kanał komunikacji
Co to są KPI i jak je wyznaczać?
Kluczowe Wskaźniki Efektywności (ang. Key Performance Indicators), to finansowe i niefinansowe wskaźniki, które pozwalają Ci kontrolować nie tylko przebieg, ale także jakość realizacji celów przez outsourcera. Są kluczowym elementem umowy outsourcingowej.
Podstawowe zasady KPI, o których musisz pamiętać przy ich wyznaczaniu:
- są mierzalne
- są zrozumiałe dla obu stron
- mają prostą formę przekazu
- są zgodne z systemem oceny jakości świadczonych usług outsourcingowych
- powinny być regularnie raportowane przez outsourcera
Co to jest SLA?
To umowa o świadczenie usług (ang. SLA, czyli Service Level Agreement) określająca zakres świadczonych usług, obowiązki stron, odpowiedzialność i zasady wynagradzania. Im precyzyjniej jest spisana, tym większe jest poczucie bezpieczeństwa klienta i jego przekonanie o pełnej kontroli. A dobrze sformułowania umowa to taka, która rozwiewa pierwotne obawy klienta i odpowiada wszystkim jego potrzebom.
Jakie są najważniejsze elementy umowy outsourcingowej?
- Termin rozpoczęcia i zakończenia umowy
- Zakres świadczonych usług
- Harmonogram wdrożenia usług
- KPI
- Wynagrodzenie z tytułu świadczonych usług
- Zakres odpowiedzialności
- Podział obowiązków stron
- Kary umowne
- Okres wypowiedzenia
- Zapisy o zapewnieniu utrzymania bezpieczeństwa i poufności danych przekazanych w outsourcing